Dit zijn 5 tips voor een opgeruimde werkplek

Een schoon bureau creëert overzicht, vermindert de afleiding en kan de productiviteit verhogen tot wel 20%. 

Wat is een Clean Desk Policy?

Dit zijn 5 tips voor een opgeruimde werkplek. Wat is het? De naam beschrijft het al. Aan het einde van de dag is het de bedoeling dat het bureau is opgeruimd. Of het nu gaat om flexibele- of vaste werkplekken.

Dit zijn 5 tips voor het invoeren van een clean desk policy voor meer overzicht

• Communiceer
  Laat iedereen weten wat je van een clean desk policy verwacht. Denk hierbij aan vaste plekken én flexibele werkplekken. Probeer het zo uniform te houden dat niemand meer hoeft na te denken wat ook alweer het beleid was. Oftewel, KISS (Keep It Stupid Simple)

• Voorbeeldgedrag
  Niemand gaat het volhouden om een clean desk te hanteren als het management of hr dit zelf niet doen. Zorg dat je samen een voorbeeld hebt en dit ten alle tijden toepast

• Organiseer je werkzaamheden
  Zorg bij je medewerkers voor je digitale inbox net zoals je “offline inbox”. Werk met een vast systeem wat gemakkelijk te onderhouden is. Denk aan een mappenstructuur met bijvoorbeeld een nummering om overzicht te creëren en de zoektijd zo laag mogelijk te houden

• Help elkaar
  Spreek elkaar op een positieve manier aan of collega’s hieraan mee willen werken. Help de collega’s indien nodig met de structuur

• Ruim op
  Less is more in de meeste gevallen. Archiveer de dingen die je nu niet meer nodig hebt en gooi weg wat geen toegevoegde waarde heeft. Bewaren om het bewaren draagt bij aan uiteindelijke chaos waardoor stress ontstaat

Op deze manier zorg je dat je persoonlijke organisatie op orde is en blijft. 

5S Lean methode als handvat om te organiseren

Deze methode leidt tot een gestandaardiseerde omgeving wat bijdraagt aan meer overzicht.

• Scheiden
  Ga na of de materialen op je bureau dagelijks/ wekelijks of maandelijks gebruikt worden.
  Neem afscheid van de dingen die je niet direct nodig hebt

• Schikken
  De tweede stap is het opnieuw indelen van je bureau.
  Leg de spullen die je wekelijks gebruikt op en logische plek die niet direct in je gezichtsveld ligt

• Schoonmaken
  Je inspecteert tijdens het schoonmaken of alles nog functioneert

• Standaardiseren
  In de vierde stap zorg je ervoor dat alles zo logisch mogelijk op je bureau ligt en dat iedereen hier plug en play kan werken. Dit wordt de standaard voor alle bureaus

• Standhouden
  Om te voorkomen dat bureaus weer terug bij afraken is het belangrijk de nieuwe standaard zo visueel mogelijk aan te geven in de ruimte (maak een voorbeeld visual wat alleen nog op je bureau mag liggen) zodat, de kans zo klein mogelijk is om het anders te gaan doen dan de norm