In Amerika verliezen bedrijven jaarlijks 35 miljoen euro door niet effectief te vergaderen. 47% van de mensen die op kantoor werken vinden vergaderen zonde van hun tijd en één van de grootste tijdverspillingen.
Niemand houdt van een vergadering of meeting waarin niets concreets besproken wordt en waar geen knopen worden doorgehakt. Je meetings en vergaderingen effectief inrichten kan je veel tijd en geld besparen. In ons digitale tijdperk vinden we het erg belangrijk om zo efficiënt mogelijk te werken om zo de concurrentie voor te blijven. Maar hoe pak je dat aan op het gebied van effectief vergaderen?
In dit blog geef ik je tien tips die je kunt gebruiken om je vergadering of meeting zo effectief mogelijk in te richten.
Gratis e-book
14 slimme manier om elke dag
al je taken af te krijgen
(zonder jezelf over de kop te werken)
Tip 1: Is het echt nodig om te vergaderen?
In de meeste gevallen worden vergaderingen en meetings standaard één keer per week ingepland, zonder dat er wordt nagedacht over of de vergadering wel nut heeft. Plan daarom alleen een vergadering in als het echt nodig is. Zijn er toch dingen die besproken moeten worden? Via mail of telefoon kunnen kleine dingen prima afgestemd worden. Je kunt ook gewoon even binnenlopen bij je collega.
Tip 2: Is het doel van de vergadering helder?
Om effectief te kunnen vergaderen is het belangrijk dat zowel het onderwerp als het doel van de vergadering voor alle deelnemers duidelijk is.
Moet er iets besloten worden tijdens de vergadering? Gaat het om elkaar leren kennen? Moeten er taken verdeeld worden? Problemen opgelost? Als je effectief wilt vergaderen, zorg er dan voor dat het onderwerp en het doel van de vergadering helder is.
Tip 3: Is er een agenda?
Om een vergadering of meeting efficiënt te laten verlopen is een agenda onmisbaar. Het geeft alle deelnemers namelijk inzicht in de onderwerpen en de planning. Laat de deelnemers ruim van tevoren hun agendapunten aanleveren, zodat het ingepland kan worden op de agenda.
Het belangrijkste punt komt bovenaan de lijst te staan, de minder belangrijke punten onderaan. Probeer om realistisch te plannen, prop niet te veel punten in een te korte tijd.
Tip 4: Is er een leider van de vergadering?
Een vergadering dient een goede voorzitter te hebben die krachtig leiderschap kan laten zien. Dit resulteert in een motiverende en gestructureerde vergadering, waarin de deelnemers zich veilig voelen. Een goede voorzitter laat iedereen aan het woord, ook de minder zichtbare deelnemers.
Daarnaast houdt een goede voorzitter zich aan de agenda en zorgt voor duidelijke en concrete actiepunten en besluitvorming. Iedereen weet na de vergadering wat er van hem of haar wordt verwacht.
Tip 5: Weet iedereen wat er van ze verwacht wordt tijdens de vergadering?
Om effectief te kunnen vergaderen is het belangrijk dat de deelnemers weten wat hun rol is tijdens de vergadering. Is dit niet het geval, dan worden de deelnemers inactieve toehoorders of zijn ze juist te veel aan het woord met kritische vragen. Informeer de deelnemers daarom op voorhand wat er van ze verwacht wordt tijdens de vergadering.
Tip 6: Zijn er procesafspraken gemaakt?
Om onderlinge irritaties te voorkomen en effectief te kunnen vergaderen, is het belangrijk dat er procesafspraken gemaakt worden. Je kunt dan bijvoorbeeld denken aan afspraken over het nemen van besluiten, over eventuele pauzes, over het inbrengen van agendapunten, etc.
Tip 7: Een goede voorbereiding is het halve werk
Effectief vergaderen vraagt om een goede voorbereiding. Wanneer iedereen de vergadering goed voorbereidt, kunnen agendapunten sneller behandeld worden. Besluiten worden makkelijker genomen en discussies duren korter. Je goed voorbereiden op een vergadering betekent dat je alle vergaderstukken doorleest, dat je informatie met elkaar gedeeld hebt en dat je je eigen agendapunten goed voorbereidt.
Tip 8: Zorg voor vastlegging
Alles wat er besproken wordt tijdens de vergadering dient vastgelegd te worden. Om misverstanden te voorkomen dienen ook de mogelijke actiepunten met een deadline voor de deelnemers vastgelegd te worden.
Tip 9: Is er een besef van verantwoordelijkheid voor effectief vergaderen?
De deelnemers aan een vergadering hebben net zo zeer een verantwoordelijkheid voor het goed verlopen hiervan als de voorzitter. Een goed voorbeeld hiervan is op tijd komen.
Tip 10: Weten de deelnemers hoe ze constructief kunnen vergaderen?
Om effectief te kunnen vergaderen is een goede communicatie en samenwerking onmisbaar. Hier heb je de volgende zaken voor nodig:
- Het tonen van begrip;
- Praten vanuit jezelf;
- Het aannemen van een positieve en oplossingsgerichte houding;
- Respectvol blijven ondanks eventuele irritaties;
- Met andermans communicatiestijl rekening houden;
- Een duidelijke communicatie:
- Bij onduidelijkheden vragen stellen;
- Openstaan voor andermans argumenten en bereid zijn oprecht te luisteren;
- Voorkomen van discussies;
- Je emoties onder controle houden;
- Voorkomen dat de situatie te persoonlijk wordt;
- Van gepaste humor gebruik maken
- Constructief feedback geven en ontvangen.
Kortom
Tijd is een kostbaar bezit, en het verspillen van tijd aan ineffectieve vergaderingen is zonde. Om efficiënte vergaderingen te houden, is het belangrijk om duidelijke doelstellingen te stellen en een gestructureerde agenda te volgen. Met de juiste aanpak haal je het meeste uit vergaderingen.
Wat kan Verblinker voor jou betekenen?
Je las een blog op de website van Verblinker. Mijn naam is Michel Vorstenbosch. Ik verzorg coaching en training voor professionals die willen werken aan hun persoonlijke organisatie. Ik help je om meer grip te krijgen op je tijd en energie. Op mijn website vind je een kennisbank bomvol waardevolle informatie.
Verder kan ik je helpen met:
- Gratis ebook: 14 manier om elke dag al je taken af te krijgen
- Gratis ebook: Jouw persoonlijke effectiviteit vergroten
- Gratis test: Ontdek binnen 1 minuut waar jij tijd verliest op een dag
- Master your Time Challenge: Ontdek hoe je jouw tijd domineert
Het uitblinkerstraject: persoonlijke coaching
Liever concreet aan de slag? Kies voor het uitblinkerstraject van Verblinker. Samen gaan we aan de slag met het verbeteren van jouw persoonlijke effectiviteit. We gaan aan de slag met thema’s zoals persoonlijke waarden, kwaliteiten en talenten, jouw energiegevers en energievreters. Wil je dit via je werkgever laten verlopen, geen enkel probleem? Of heb je een werknemer die je dit traject wilt aanbieden? Ook dit kan.