Je werk opdelen in blokken; hoe doe je dat?

Heb je ook weleens van die dagen, waarop je heel hard aan het werk bent, maar aan het einde van de dag geen idee hebt wat je nu eigenlijk gedaan hebt? Of dat je constant met meerdere dingen tegelijk bezig bent, oftewel aan het multitasken bent?

Door je werk op te delen in blokken ben je in staat om dit soort situaties zoveel mogelijk te beperken. Je houdt als het ware één tijdblok vrij voor een bepaalde taak, waarin je je dus ook alleen maar bezighoudt met deze taak. Je laat je hierbij niet afleiden door anderen, je bent volledig gefocust op die ene taak.

Wat zijn de voordelen van tijdblokken?

Je werk opdelen in blokken heeft een aantal voordelen:

• Je weet precies wat je moet doen op elk moment van de dag;
• Je neemt de tijd voor de taken die je graag af wilt ronden en je laat je hierbij niet afleiden door je collega’s of je mailbox;
• Het einde van het tijdblok dient als een deadline, waardoor je extra gemotiveerd bent om de taak binnen deze tijd af te ronden;
• Je focust je bewust op één taak, waardoor je in een soort flow komt.

Je werk opdelen in blokken; hoe doe je dat?

In de basis is het opdelen van je werk in blokken heel erg simpel. Hou daarbij wel rekening met onderstaande punten:

Gebruik een planning als basis

Als je je werk op wilt delen in blokken, dan is het handig om hiervoor een planning of een to-do lijst te bepalen. Je kunt bijvoorbeeld werken met een maandplanning, een weekplanning of een dagplanning. Dit is om zeker te weten dat de taken waar je tijd voor gaat blokken, ook daadwerkelijk de taken zijn die je die dag wilt doen.

Bepaal waarin je de tijd gaat blokken

Om je tijd te kunnen blokken heb je een tool nodig. Je kunt kiezen uit onderstaande opties:

• Een online agenda (Outlook, Gmail, etc.);
• Een offline planner of agenda;
• Leeg papier (notitieboek).

Als je je werk wilt opdelen in tijdblokken, dan is de handigste optie om te werken met een agenda. Het maakt dan niet uit of dit online of offline is.

Je werk opdelen in blokken; zo begin je

Heb je de tools verzameld die je nodig hebt? Dan wordt het tijd om de tijdblokken in te plannen. Het is hierbij wel belangrijk dat je het realistisch houdt. Dit houdt in dat je voldoende grote blokken plant, zodat je voldoende tijd hebt om een taak goed af te kunnen ronden. Het beste is om tijdblokken van minimaal een uur in te plannen. Zo heb je alle ruimte om je volledig te kunnen focussen op die ene taak en echt in een flow komen.

Zorg voor een back-up plan

Wat ga je doen als je tijd overhoudt of tijd tekort komt? Het is altijd handig om een back-up plan te hebben. Het kan namelijk zomaar voorkomen dat je eerder klaar bent met de taak dan gepland? Wat ga je dan in de overgebleven tijd doen? En wat doe je als je het niet redt om de taak af te ronden binnen de vastgestelde tijd? Hoe ga je dat oplossen?

Als je de taak sneller hebt afgerond dan je dacht, kijk dan of je met een andere taak aan de slag kan gaan. Dit kan het beste een taak zijn die niet per se af hoeft, maar waar je wel 30 minuten tot een uur aan kunt werken. Het liefst is dit ook een taak waar je geen opperste concentratie voor nodig hebt. Zo kun je deze taak ook oppakken als je nog maar een kwartier over hebt.

Heb je nog maar 10 minuten over? Neem dan een korte pauze. Zo kun je met een fris hoofd je volgende tijdblok in.

Ben je langer met de taak bezig dan dat je gepland had? Plan dan direct een nieuw moment waarop je deze taak gaat afronden.

Plan ook een blok voor kleinere taken

Natuurlijk heb je ook veel kleinere werkzaamheden, waar je geen uur voor nodig hebt om af te ronden. Plan al deze werkzaamheden ook in een blok.

Denk bijvoorbeeld aan het plegen van een telefoontje, mails beantwoorden of administratieve klussen. Alles wat je binnen een minuut kunt doen hoef je niet in te plannen, dit doe je gewoon gelijk.

Tot slot; laat je niet afleiden!

Ben je eenmaal aan het werk met tijdblokken? Laat je in deze blokken dan niet afleiden. Focus je volledig op de taak die afgerond moet worden. Je kunt bij je collega’s aangeven dat je in de tijdblokken niet bereikbaar bent en geef aan wanneer ze je wel kunnen bereiken.

Je kunt hier bijvoorbeeld tijd voor vrijmaken in je tijdblok voor kleine taken of hou tussen de tijdblokken wat ruimte vrij. Zo heb je ook ruimte om ad hoc werkzaamheden op te pakken mocht dit nodig zijn.

Wat kan Verblinker voor jou betekenen?

Je leest een blog op de website van Verblinker. Mijn naam is Michel Vorstenbosch. Ik verzorg coaching en training voor professionals die willen werken aan hun persoonlijke organisatie. Ik help je om meer grip te krijgen op je tijd en energie. Op mijn website vind je een kennisbank bomvol waardevolle informatie.

Verder kan ik je helpen met:

• Gratis ebook: 14 manier om elke dag al je taken af te krijgen
• Gratis ebook: Jouw persoonlijke effectiviteit vergroten
• Gratis test: Ontdek binnen 1 minuut waar jij tijd verliest op een dag
• Master your Time Challenge: Ontdek hoe je jouw tijd domineert

Het uitblinkerstraject: persoonlijke coaching

Liever concreet aan de slag? Kies voor het uitblinkerstraject van Verblinker. Samen gaan we aan de slag met het verbeteren van jouw persoonlijke effectiviteit. We gaan aan de slag met thema’s zoals persoonlijke waarden, kwaliteiten en talenten, jouw energiegevers en energievreters. Wil je dit via je werkgever laten verlopen, geen enkel probleem? Of heb je een werknemer die je dit traject wilt aanbieden? Ook dit kan.