Maak je veel gebruik van je mail door je werk? Ervaar je dit als een bron van stress? Uiteraard is het afhankelijk hoeveel je met e-mail bezig bent, maar over het algemeen geldt dat als je je mailbox niet op orde hebt, dat dit een vorm van stress op kan leveren.
Maar waar komt deze stress vandaan en hoe pak je het aan? In dit blog lees je er meer over.
Relatie tussen e-mail en stress
Uit onderzoek blijkt dat e-mail gerelateerd is aan stress (Barley, Meyerson en Grodal – 2011) en hiervoor zijn drie oorzaken aan te wijzen:
1 | E-mail zorgt voor angst
E-mail speelt in op twee angsten; de angst om achter te raken in je werk en de angst om cruciale informatie te missen. Deze twee angsten zorgen ervoor dat we altijd alle mail willen verwerken, met als gevolg dat de mailbox de hele dag open staat en dat elk mailtje dat binnenkomt direct gelezen wordt.
2 | Er zijn sociale normen rondom e-mail
Er zijn in de afgelopen jaren verwachtingen en normen ontstaan rondom het werken met e-mail. Dit is zeker het geval in een werkomgeving, maar het kan ook voorkomen bij je studie of bijvoorbeeld vrijwilligerswerk. De normen die zorgen voor stress zijn:
De norm van responsiviteit
Er wordt van je verwacht dat je altijd en snel reageert op binnenkomende e-mails
De norm om altijd alles te mogen sturen
Iedereen mag jou, op ieder moment en op ieder gewenst tijdstip, van de dag een e-mail sturen.
Deze twee normen kunnen samen zorgen voor veel stress. Aan de ene kant ben je ‘verplicht’ om altijd te reageren en aan de andere kant kun je de hele dag door mails ontvangen. Het gevolg hiervan is dat er een norm ontstaat die zegt dat je altijd met e-mail bezig moet zijn.
3 | De stroom van dagelijkse werkzaamheden
Het is logisch dat bovenstaande oorzaken zorgen voor stress, vooral als je probeert om al je mail te verwerken zodra het binnenkomt. Heb je hier even geen tijd voor, dan komen er gewoon nieuwe mails binnen. De opbouw van mails wordt op deze manier steeds groter, wat zorgt voor onrust. Stress bouwt op, omdat je aan de norm wilt voldoen (wat niet lukt); je hebt immers ook nog andere werkzaamheden te doen.
Dat je dus soms moeite hebt met je e-mail is helemaal niet zo gek. Dit betekent echter niet dat je bij de pakken neer moet gaan zitten. Je kunt er namelijk zelf veel aan doen om beter om te gaan met alle e-mails die je binnenkrijgt. Als je het op de juiste manier gebruikt, kun je e-mail voor je laten werken, in plaats van tegen je.
Gratis e-book
14 slimme manier om elke dag
al je taken af te krijgen
(zonder jezelf over de kop te werken)
Stress door je mailbox? Zo los je dat op
Werk jij veel met e-mail en wil je minder stress ervaren door je mailbox? Uit het genoemde onderzoek bleek dat des te meer tijd we besteden, des te meer we ons overbelast voelen. Aan de andere kant kwam ook uit het onderzoek naar voren dat we ons meer in controle voelen als we meer berichten verwerken.
Hieruit kunnen twee conclusies worden getrokken:
- Het is belangrijk om zo min mogelijk tijd aan e-mail te besteden
- Het is belangrijk om zoveel mogelijk berichten te verwerken
Wil je dus minder stress door je mailbox? Dan zijn de volgende twee acties nodig:
Zorg voor een efficiënte werkwijze
Wil je minder stress door je e-mails? Dan is het belangrijk dat je in minder tijd meer e-mails verwerkt. Je voelt je hierdoor meer in controle, waardoor de stress afneemt. Op deze manier mis je geen cruciale informatie, maar je houdt ook voldoende tijd over voor je dagelijkse werkzaamheden.
Een efficiënte werkwijze houdt bijvoorbeeld in dat wanneer je je mailbox opent ook direct de binnengekomen e-mails verwerkt. Dit betekent niet dat je ernaar kijkt en er later wel op terugkomt, maar dat je direct actie onderneemt. Doe je dit niet, dan heb je na een uur weer stress; je loopt weer tegen dezelfde mail aan, de mail waar je eigenlijk iets mee zou moeten doen.
Het twee-minutenprincipe
Als een e-mail minder dan 2 minuten kost om te beantwoorden, handel het dan meteen af. Dit voorkomt dat e-mails zich opstapelen en je overweldigt, raakt door je mailbox. Ook hanteer je hiermee het principe aanraken = afmaken. Wist je dat het superinefficiënt is om je mails te bekijken en ze pas later af te handelen. Op het moment dat je ze leest zit de informatie in je hoofd. Handel je het niet direct af, dan blijft dit sluimeren.
Zorg voor goede gewoontes
Het kan daarnaast ook geen kwaad om eens goed na te denken over hoe je omgaat met e-mail. Het aantal e-mails dat je ontvangt, is niet per se een feit, vaak kun je een deel daarvan zelf beïnvloeden. Daarnaast heb je ook invloed op hoe vaak je je mailbox opent, hoe snel je reageert op e-mails en hoe lang het duurt voordat je actie onderneemt op je e-mails. Zorg ervoor dat jij degene bent die de touwtjes in handen heeft.
Spreek bijvoorbeeld met jezelf af dat je twee keer per dag je mailbox opent en dan direct actie onderneemt. Je kunt dit doen aan het begin van de werkdag en nog een keer aan het einde van je werkdag. Zo mis je geen belangrijke informatie en de rest van de dag kun je werken aan andere werkzaamheden. De kans is groot dat je op deze manier een stuk minder stress ervaart door je mailbox.
Je inbox efficiënt inrichten
Begin met het maken van mappen of labels om je e-mails te organiseren. Verdeel ze bijvoorbeeld in categorieën zoals werk, persoonlijk en nieuwsbrieven. Op die manier kun je je berichten gemakkelijk terugvinden en hoef je niet door een zee van e-mails te werken.
Je kunt ook filters gebruiken om je leven nog gemakkelijker te maken. Stel ze in zodat minder belangrijke berichten automatisch naar aparte mappen worden verplaatst. Denk aan nieuwsbrieven, aanbiedingen en andere mails die niet direct je aandacht nodig hebben. Hierdoor blijven je belangrijke e-mails in het zicht. Dit helpt je weer om betere prioriteiten te stellen.
Stel je eens voor dat je je inbox opent en al je e-mails netjes geordend ziet. Dus creëer een systeem dat voor jou werkt. Dit scheelt enorm veel stress.
Kortom: zo voorkom je stress door je mailbox
Stress door je mailbox is iets waar veel mensen mee te maken hebben. Het is overweldigend om constant te worden geconfronteerd met een overvolle inbox en de druk om alle berichten te beantwoorden. Het beheersen van je mailboxstress vereist wat initiatief en discipline, maar de voordelen zijn de moeite waard. Dus, laat die stress achter je en ga aan de slag met het implementeren van deze tips.
Wat kan Verblinker voor jou betekenen?
Je leest een blog op de website van Verblinker. Mijn naam is Michel Vorstenbosch. Ik verzorg coaching en training voor professionals die willen werken aan hun persoonlijke organisatie. Ik help je om meer grip te krijgen op je tijd en energie. Op mijn website vind je een kennisbank bomvol waardevolle informatie.
Verder kan ik je helpen met:
- Gratis ebook: 14 manier om elke dag al je taken af te krijgen
- Gratis ebook: Jouw persoonlijke effectiviteit vergroten
- Gratis test: Ontdek binnen 1 minuut waar jij tijd verliest op een dag
- Master your Time Challenge: Ontdek hoe je jouw tijd domineert
Het uitblinkerstraject: persoonlijke coaching
Liever concreet aan de slag? Kies voor het uitblinkerstraject van Verblinker. Samen gaan we aan de slag met het verbeteren van jouw persoonlijke effectiviteit. We gaan aan de slag met thema’s zoals persoonlijke waarden, kwaliteiten en talenten, jouw energiegevers en energievreters. Wil je dit via je werkgever laten verlopen, geen enkel probleem? Of heb je een werknemer die je dit traject wilt aanbieden? Ook dit kan.