Heb jij last van stress door je mailbox? Je bent niet de enige! Zo’n 50% van het kantoorpersoneel ervaart e-mail stress als ze meer dan twee uur per dag bezig zijn met het lezen en beantwoorden van e-mails. En dat terwijl mail een handig hulpmiddel zou moeten zijn, als je het maar op de juiste manier inzet.
Hoe vaak kun je bijvoorbeeld het beste je mail beantwoorden per dag? Hoe verwerk je e-mails op een effectieve manier? En hoe kun je het beste overzicht creëren? In dit blog kun je alles lezen over hoe je weer grip krijgt op je mailbox.
Hoe vaak moet je mail beantwoorden op een dag?
Heb jij de hele dag je mailbox open staan en lees jij direct alle mails die binnenkomen? Dan is de kans groot dat je dit veel stress oplevert. Misschien ben je bang om belangrijke informatie te missen of achterop te raken in je werk? Wat de reden ook is, als jij de hele dag met je e-mail bezig bent is de kans klein dat je nog aan je normale werkzaamheden toekomt. Maar hoe vaak kun je dan het beste je mail beantwoorden op een dag?
E-mails bevatten vaak de prioriteiten van een ander, niet van jezelf. E-mails leiden je af. Begin jij in de ochtend direct met het lezen van e-mails, dan kan dit gelijk stress opleveren. Wacht daarom met het openen van je mailbox tot het einde van de ochtend. Zo kun je de dag starten met je eigen werk en bergen met werk verzetten, zolang je nog fris en helder bent. Wat is het belangrijkste wat je moet doen vandaag? Begin daarmee.
Hoe vaak jij je mail beantwoordt op een dag is natuurlijk helemaal aan jou, maar het advies is om dit twee keer per dag te doen. Plan een e-mail blok aan het einde van de ochtend (net voor de lunch) en aan het einde van de dag (vlak voordat je naar huis gaat). Het is niet altijd noodzakelijk om direct op e-mails te reageren, je kunt zelf bepalen wanneer jou dit het beste uitkomt.
Gratis e-book
14 slimme manier om elke dag
al je taken af te krijgen
(zonder jezelf over de kop te werken)
Een opgeruimde mailbox zorgt voor een opgeruimd hoofd
Hoe opgeruimd is jouw mailbox? Als jouw mailbox onoverzichtelijk is, dan kan dit je veel stress opleveren. Want hoe kun je in één oogopslag zien welke mails jouw directe aandacht vereisen en welke niet?
Wil je minder last van stress door je mailbox, begin dan met het opruimen hiervan. Door je e-mails te archiveren voorkom je dat je steeds bezig bent met het openen van dezelfde e-mails, die eigenlijk helemaal geen directe actie nodig hebben. Bewaar de e-mails waar je nog iets mee moet doen op een andere plek; je mailbox is geen to-do lijst. Een lege inbox zorgt meteen voor overzicht en dus een leeg hoofd. Dat voorkomt stress.
Verwerk je e-mails op een effectieve manier
Hoe lang ben jij bezig met het verwerken van je e-mails en hoeveel krijg je er binnen op een dag? Als jij per dag meer dan 50 e-mails binnenkrijgt en per mail zo’n tien minuten bezig bent met het beantwoorden hiervan, dan is het logisch dat je nooit aan je eigen werkzaamheden toekomt.
Iedere e-mail kan binnen 1 à 2 minuten beantwoord zijn. Jij bepaalt zelf hoe lang je bezig bent met het beantwoorden van een e-mail.
Creëer overzicht in je mailbox
Stress ontstaat wanneer je overzicht verliest, wanneer je het gevoel hebt dat je geleefd wordt en geen controle of keuzevrijheid meer hebt. Een onoverzichtelijke mailbox kan dit gevoel creëren en stress veroorzaken. Als je overzicht hebt in je mailbox heb je inzicht in het werk dat nog gedaan moet worden.
Zodra je dit weet kun je prioriteiten gaan stellen en kun je keuzes gaan maken; wat is de belangrijkste taak die allereerst opgepakt moet worden?
Zet de notificaties van je mailbox uit
Krijg je de hele tijd een melding als er een nieuwe e-mail binnenkomt? Dan wordt het tijd dat je je notificaties uitzet. Als je de hele dag afgeleid wordt door je mailbox krijg je geen werk gedaan en dit kan veel stress opleveren. Constant tussendoor je mail checken en beantwoorden is heel slecht voor je productiviteit.
Het is helemaal niet nodig om mail direct te beantwoorden wanneer deze binnenkomt. Je kunt gerust twee keer per dag een e-mail blok inplannen waarin je een (half) uurtje de tijd neemt om je mails te beantwoorden. Dit wordt ‘batchen’ genoemd en is een stuk efficiënter en productiever.
Zet daarom het liefst alle notificaties uit (niet alleen van je mailbox). Zo heb je de controle in eigen handen en bepaal je zelf wanneer je naar je mail kijkt en wanneer je je mail beantwoordt. Je wordt op deze manier minder afgeleid en je kunt je hoofd beter bij je werk houden. Lang leve de focus!
Wat kan Verblinker voor jou betekenen?
Je las een blog op de website van Verblinker. Mijn naam is Michel Vorstenbosch. Ik verzorg coaching en training voor professionals die willen werken aan hun persoonlijke organisatie. Ik help je om meer grip te krijgen op je tijd en energie. Op mijn website vind je een kennisbank bomvol waardevolle informatie.
Verder kan ik je helpen met:
- Gratis ebook: 14 manier om elke dag al je taken af te krijgen
- Gratis ebook: Jouw persoonlijke effectiviteit vergroten
- Gratis test: Ontdek binnen 1 minuut waar jij tijd verliest op een dag
- Master your Skills Challenge: Ontdek hoe je die irritante patronen doorbreekt
Het uitblinkerstraject: persoonlijke coaching
Liever concreet aan de slag? Kies voor het uitblinkerstraject van Verblinker. Samen gaan we aan de slag met het verbeteren van jouw persoonlijke effectiviteit. We gaan aan de slag met thema’s zoals persoonlijke waarden, kwaliteiten en talenten, jouw energiegevers en energievreters. Wil je dit via je werkgever laten verlopen, geen enkel probleem? Of heb je een werknemer die je dit traject wilt aanbieden? Ook dit kan.