Een goede to-do lijst maken: zo werkt het

Veel mensen werken dagelijks met een to-do lijst. Het is een lijst met een verzameling van taken die op de betreffende dag afgehandeld moeten worden.

Maar hoe zorg je er nu voor dat je alle taken ook daadwerkelijk afhandelt? Hoe gebruik je een to-do lijst op de meest effectieve manier? Wat zijn de voordelen en de nadelen van een to-do lijst? In dit blog lees je er meer over.

Wat is een to-do lijst?

Een to-do lijst is een overzicht van alle taken die je moet afronden op een bepaalde dag of voor een bepaalde datum. De ideale to-do lijst bevat alle taken die je af wilt ronden, in volgorde van belangrijkheid.

Het is een makkelijke manier om prioriteiten te stellen en al je taken te kunnen overzien. Jouw brein kan niet ordenen en niet multitasken; een to-do lijst is dus een ideale geheugensteun voor je brein.

Wat zijn de voordelen van een to-do lijst?

Het maken van een to-do lijst heeft enorm veel voordelen. Je brein wordt er rustiger van, je bent veel beter in staat om prioriteiten te stellen en je verwerkt minder prikkels. Vooral als je vaak het gevoel hebt dat je geleefd wordt, en aan het einde van de dag geen idee hebt wat je nu eigenlijk gedaan hebt, kun je echt baat hebben bij een goede to-do lijst. Je ervaart veel meer rust en je hebt niet steeds het gevoel dat je het te druk hebt.

Een ander groot voordeel van het werken met een to-do lijst is dat je controle hebt over je dag. Een paar keer per dag sta je stil bij wat je allemaal nog moet doen, wat prioriteit heeft en dat allemaal zonder dat je het gevoel hebt dat je geleefd wordt. Je ervaart veel meer regie over je eigen leven.

Tip: Bundel taken op je to-do lijst. Dit zorgt ervoor dat je nog meer grip op je taken krijgt. Bundel bijvoorbeeld al je belacties of mailacties, zodat je niet de hele tijd tussen verschillende taken hoeft te switchen.

Wat zijn de nadelen van een to-do lijst?

In principe zijn er geen nadelen aan een to-do lijst. Wat wel belangrijk is dat wanneer je gaat werken met een to-do lijst dat je het goed doet en niet in oud gedrag verzandt. Zorg er bijvoorbeeld voor dat je mailbox goed opgeruimd is, anders heb je een helder overzicht op je to-do lijst, maar raak je weer verward door een rommelige mailbox.

Welke taken staan in een to-do lijst?

Alles wat je niet binnen twee minuten af kunt handelen zet je op je to-do lijst. Is een actie binnen twee minuten af te handelen, doe dit dan direct. Als je dit niet doet wordt je to-do lijst mega lang, en dit werkt demotiverend.

Hoe maak je een goede to-do lijst?

Wil je rustig aan je dag beginnen? Dan is het maken van een to-do lijst een must. Dit kan een onderdeel zijn van een effectieve ochtendroutine. Met een to-do lijst weet je precies hoe je dag eruit gaat zien en wat je voor het einde van de dag af wilt hebben. Daarnaast is een to-do lijst ideaal als je vaak het gevoel hebt dat je hoofd vol zit; alle ideeën en plannen die in je hoofd zitten kun je kwijt op je to-do lijst.

Tijdens het afwerken van je taken hoef je hier dan niet meer over na te denken. Je gaat georganiseerd aan de slag en de kans dat je dingen vergeet, is een stuk kleiner. Onderstaand volgen een aantal tips voor het maken van een goede to-do lijst.

Tip 1: Maak je to-do lijst realistisch

Allereerst is het belangrijk dat er niet te veel taken op je to-do lijst staan; hou de lijst realistisch, anders zorgt het voor een overweldigend en verlammend gevoel.

Als je wilt dat je to-do lijst overzichtelijk blijft, dan moeten de hoeveelheid taken ook overzichtelijk zijn. Het doel van een to-do lijst is dat je efficiënter kunt werken, hou de lijst dus kort en krachtig.

Tip 2: Deel de workload

Op een to-do lijst staan alle taken die je op een betreffende dag af moet hebben. Dit betekent echter niet dat je alles in je eentje moet doen. Heb jij taken op je to-do lijst staan die gecontroleerd moeten worden door een collega? Zijn er taken die gedelegeerd kunnen worden?

Maak je to-do lijst inzichtelijk voor je collega’s, zodat je weet wat je van elkaar nodig hebt om je takenlijst af te ronden.

Tip 3: Stel prioriteiten

Het belangrijkste aan je to-do lijst is dat je de taken in volgorde van prioriteit zet. Bepaal welk werk je in welke blokken wilt doen en welke taken je als eerste moet doen? Wat is het belangrijkste wat afgerond moet worden die dag? Zet deze taken bovenaan de lijst. Taken die je eventueel ook morgen af kunt ronden komen onderop de lijst te staan.

Conclusie

Een to-do lijst is een krachtig hulpmiddel om je dagelijkse taken te beheren en je productiviteit te verbeteren. Het stelt je in staat om je taken te organiseren, prioriteiten te stellen en het zorgt ervoor dat je brein minder hard hoeft te werken.

De voordelen van een goed opgestelde to-do lijst zijn talrijk. Je zult merken dat je meer rust in je hoofd hebt, beter kunt focussen op wat echt belangrijk is en je de regie over je dag behoudt. Je kunt zelfs denken aan het delegeren van taken om je productiviteit verder te verbeteren.

Houd er echter rekening mee dat het succes van een to-do lijst afhankelijk is van hoe goed je deze aanpakt. Houd de lijst realistisch, prioriteer taken op basis van hun belang en delegeer waar nodig. Vergeet niet dat een to-do lijst een hulpmiddel is om je dag te organiseren, niet om jezelf te overweldigen.

Wat kan Verblinker voor jou betekenen?

Je leest een blog op de website van Verblinker. Mijn naam is Michel Vorstenbosch. Ik verzorg coaching en training voor professionals die willen werken aan hun persoonlijke organisatie. Ik help je om meer grip te krijgen op je tijd en energie. Op mijn website vind je een kennisbank bomvol waardevolle informatie.

Verder kan ik je helpen met:

• Gratis ebook: 14 manier om elke dag al je taken af te krijgen
• Gratis ebook: Jouw persoonlijke effectiviteit vergroten
• Gratis test: Ontdek binnen 1 minuut waar jij tijd verliest op een dag
• Master your Time Challenge: Ontdek hoe je jouw tijd domineert

Het uitblinkerstraject: persoonlijke coaching

Liever concreet aan de slag? Kies voor het uitblinkerstraject van Verblinker. Samen gaan we aan de slag met het verbeteren van jouw persoonlijke effectiviteit. We gaan aan de slag met thema’s zoals persoonlijke waarden, kwaliteiten en talenten, jouw energiegevers en energievreters. Wil je dit via je werkgever laten verlopen, geen enkel probleem? Of heb je een werknemer die je dit traject wilt aanbieden? Ook dit kan.