Goed plannen en organiseren: de ultieme gids

Dit is de ultieme gids voor goed plannen en organiseren. Als je een project succesvol wilt laten verlopen, dan zijn organiseren en plannen essentiële vaardigheden. Dat geldt voor alle gebieden van het leven. Of je nu veel verantwoordelijkheid draagt op je werk, voldoende tijd wilt met je kinderen of een vakantie wilt plannen. Je hebt bepaalde skills nodig om dit soepel te laten verlopen.

In deze gids kun je lezen welke vaardigheden, tools en tips handig zijn wanneer je taken en projecten goed wilt plannen en organiseren.

Timemanagement

Wil je goed plannen en organiseren? Dan is timemanagement essentieel! Timemanagement betekent dat je de tijd die je hebt effectief en efficiënt gebruikt. Belangrijke onderdelen van timemanagement zijn plannen, prioriteiten stellen en je taken zo uitvoeren dat je nog voldoende tijd hebt voor ontspanning en vrije tijd.

Als je tijdmanagement goed inzet, dan zul je productief zijn, je krijgt veel gedaan in korte tijd. Hierdoor houd je meer tijd over om te genieten van de dingen waar je van houdt. Je kunt deze belangrijke skill trainen door een lijst te maken van alle dingen die je moet doen. Hierna zet je de punten op volgorde van belangrijkheid.

Maak daarna een planning en houd je aan dit schema. Houd je tijd over op een dag? Pak dan niet meteen het volgende punt in je planning, maar ga juist iets leuks doen!

Prioriteiten stellen

Goed prioriteiten kunnen stellen is een belangrijke vaardigheid. Voor een goede planning en organisatie is het nodig om de belangrijkste taken te kunnen bepalen. Zijn deze taken voltooid? Dan kun je verder gaan met de volgende taken.

Voor het stellen van prioriteiten kun je een prioriteitenmatrix opstellen. Dit is een soort grafiek waarbij taken opgesomd staan van belangrijk naar minst belangrijk. Belangrijke taken kunnen urgent zijn of kunnen later gepland worden. Niet belangrijke zaken kun je wegstrepen, delegeren of laag op je prioriteitenlijst zetten. Wanneer je prioriteiten helder zijn, heb je direct een duidelijke to-do-list.

Doelen bepalen

Wil je succesvol worden in jouw leven? Dan is het stellen van doelen een belangrijke vaardigheid! Door doelen te stellen krijg je een duidelijk beeld in wat je wilt bereiken. Duidelijke doelstellingen helpen je om gemotiveerd te blijven, motivatie is nodig om op schema te blijven om deze doelen te bereiken.

Mensen hebben vaak grote doelen, dit kan demotiverend werken. Je kunt jouw doelen daarom beter opsplitsen in kleine stappen. Dit maakt het makkelijker om het uiteindelijke doel te bereiken. Onderweg bereik je namelijk meerdere kleine doelen, wat steeds weer een gevoel van voldoening geeft. Om een doel te kunnen bereiken moet deze specifiek en uitdagend, maar ook realistisch en haalbaar zijn. De SMART methode kan je hierbij helpen.

Een goede planning

Plannen is altijd belangrijk, of je nu succesvol wil zijn in jouw professionele leven of om doelen te behalen in jouw privéleven. Bepaalde activiteiten zullen gepland moeten worden om goed georganiseerd te kunnen leven en om jouw doelen te kunnen bereiken. Je kunt taken in een lange termijn en korte termijn planning opdelen. Je doet er goed aan om doelen in een langetermijnplanning op te splitsen in kleine en beter beheersbare taken.

In een goede dagplanning plan je dagelijkse en wekelijkse taken. Een planning kan het best visueel uitgewerkt worden, zoals in een agenda, op een kalender of op een digitale manier. Hierdoor kun je dagelijks controleren en bijhouden of de doelen op een realistische manier gehaald kunnen worden.

Het aangeven van grenzen

Het aangeven van grenzen heeft invloed op je persoonlijke effectiviteit en welzijn. Als je je grenzen kunt aangeven, betekent dit dat je duidelijk weet wat je wel en niet kunt, zowel qua werk als in je persoonlijke leven.

Wanneer je grenzen stelt, creëer je een soort beschermend kader voor jezelf. Dit stelt je in staat om je energie en tijd te richten op de dingen die echt belangrijk zijn in plaats van je energie te versnipperen. Dit heeft directe invloed op je persoonlijke effectiviteit, omdat je je kunt concentreren op taken en activiteiten die bijdragen aan je doelen en prioriteiten.

Op het gebied van timemanagement helpt het aangeven van grenzen je om je tijd op een evenwichtige manier te verdelen. Je voorkomt overbelasting en zorgt ervoor dat je genoeg tijd hebt voor zowel je professionele verantwoordelijkheden als je persoonlijke leven. Dit draagt bij aan een efficiëntere planning en zorgt ervoor dat je taken en verplichtingen beter passen in je beschikbare tijd.

Bovendien helpt het aangeven van grenzen je om effectievere beslissingen te nemen over wat je wel en niet kunt aannemen. Dit leidt tot een meer realistische planning en voorkomt dat je te veel hooi op je vork neemt. Je vermijdt daardoor het gevoel van constante tijdsdruk en stress.

Delegeren

Vaak willen we ons eigen werk zoveel mogelijk uitvoeren, daar voelen we ons ook verantwoordelijk voor. Delegeren is echter een belangrijke vaardigheid om goed te kunnen plannen en organiseren. Het zorgt ervoor dat jij je kunt concentreren op belangrijke zaken, terwijl andere taken ook worden voltooid. Als je gaat delegeren, dan is het belangrijk dat je de taak duidelijk omschrijft en dat degene die kennis en middelen heeft om deze taak uit te voeren.

Delegeren zorgt er ook voor dat medewerkers een kans krijgen om te groeien in hun werk. Ze kunnen ervaring opdoen en nieuwe vaardigheden leren.

Een budget bepalen

Bij organiseren en goed plannen hoort in bepaalde gevallen ook het bepalen van een budget. Het is altijd belangrijk om van tevoren te bepalen hoeveel geld je ergens voor gaat uitgeven. Dit helpt je om een goed beeld te houden over je uitgaven en om geld te besparen. Als je een begroting gaat maken, maak deze dan zo realistisch, gedetailleerd en flexibel mogelijk.

In jouw budget hou je rekening met alle inkomsten en uitgaven. Daarnaast zul je rekening moeten houden met eventuele schulden. Ga je een budget bepalen? Maak dan gebruik van specifieke bedragen voor alle mogelijke categorieën, zoals boodschappen, vervoer, entertainment etc.

Een budget bepalen is een belangrijke vaardigheid, omdat het je helpt bij het plannen voor de toekomst, het bijhouden van jouw uitgaven en het besparen van geld.

Vergaderen

Ben jij verantwoordelijk voor het organiseren van een groot project of evenement? Dan is het belangrijk om regelmatig een vergadering te plannen. Een goed opgezette vergadering is efficiënt en effectief. Het zorgt ervoor dat iedereen weet wat exact de plannen zijn en wat hun rol is in het geheel.

Wil je een succesvolle vergadering plannen? Start dan met het bepalen van het doel van de vergadering en welke doelen je tijdens de vergadering wilt bereiken. Hierna maak je een lijst met onderwerpen die je in een agenda opstelt. Je kunt bijvoorbeeld per onderwerp een verantwoordelijke spreker aanwijzen. Voor een goed verloop is een tijdslimiet per onderwerp nodig, anders zal de vergadering onnodig lang doorgaan.

Omgaan met uitstelgedrag

Merk je dat je taken uitstelt? Zorg dat je reflecteert op waarom je dit doet? Vaak heb je dan werk te doen op een diepere laag. Uitstelgedrag kan een gevolg zijn een angst in jou. Het kan bijvoorbeeld zijn dat je extreem perfectionistisch bent omdat je bang bent om fouten te maken. Dit verlamt je, waardoor je niks doet. Dit zijn patronen die je samen met een coach kunt tackelen.

Jouw organisatorische vaardigheden

Voor het plannen en organiseren van taken en projecten heb je goede organisatorische vaardigheden nodig. Beschik je over deze vaardigheden, dan heb je controle en overzicht over jouw eigen taken en deadlines, maar ook over de taken van medewerkers of collega’s. Je bent in staat om de juiste zaken effectief te delegeren en je zorgt ervoor dat iedereen aan de juiste taken werkt.

Jouw organisatorische vaardigheden kunnen belangrijk zijn in het persoonlijke en in het professionele leven. In jouw professionele leven helpen jouw organisatorische vaardigheden je om projecten te plannen en uit te voeren, deadlines te beheren en taken te delegeren.

Wat kan Verblinker voor jou betekenen?

Je leest een blog op de website van Verblinker. Mijn naam is Michel Vorstenbosch. Ik verzorg coaching en training voor professionals die willen werken aan hun persoonlijke organisatie. Ik help je om meer grip te krijgen op je tijd en energie. Op mijn website vind je een kennisbank bomvol waardevolle informatie.

Verder kan ik je helpen met:

• Gratis ebook: 14 manier om elke dag al je taken af te krijgen
• Gratis ebook: Jouw persoonlijke effectiviteit vergroten
• Gratis test: Ontdek binnen 1 minuut waar jij tijd verliest op een dag
• Master your Time Challenge: Ontdek hoe je jouw tijd domineert

Het uitblinkerstraject: persoonlijke coaching

Liever concreet aan de slag? Kies voor het uitblinkerstraject van Verblinker. Samen gaan we aan de slag met het verbeteren van jouw persoonlijke effectiviteit. We gaan aan de slag met thema’s zoals persoonlijke waarden, kwaliteiten en talenten, jouw energiegevers en energievreters. Wil je dit via je werkgever laten verlopen, geen enkel probleem? Of heb je een werknemer die je dit traject wilt aanbieden? Ook dit kan.