Een goede dagplanning: hoe stel je deze samen?

Een goede dagplanning kan het verschil maken tussen een productieve dag en een dag waarin je niets uit je handen krijgt.

In dit blog gaan we in op het belang van een goede dagplanning, wat een dagplanning effectief maakt, hoe je structuur aanbrengt in je planning, en of je dit het beste online of fysiek kunt bijhouden. Een dagplanning zorgt ervoor dat je eigen taken op een dag afgerond krijgt zonder altijd iedereen tevreden te hoeven stellen.

Waarom een dagplanning opstellen

Een dagplanning opstellen is meer dan alleen het noteren van taken. Het is een krachtig instrument dat je helpt bij het behalen van je doelen en het verminderen van stress.

Door een duidelijk overzicht te hebben van je dag, kun je beter prioriteiten stellen en je tijd efficiënter benutten. Het brengt een gevoel van controle en zorgt ervoor dat je minder achter de feiten aanloopt.

Wat maakt een dagplanning goed

Een dagplanning is pas goed als je jouw doelen ook gaat behalen. Maar ook dat je met de juiste focus aan de juiste prioriteiten werkt.

Wat maakt een dag minder goed, zul je je afvragen. Een onproductieve dag bestaat voor mij uit een dag waarin je continu afgeleid bent van je eigen taken. Je bent iedereen tevreden aan het stellen behalve jezelf. Het is goed om een ander te helpen, begrijp me niet verkeerd. Alleen zelf heb je waarschijnlijk ook een functie met verantwoordelijkheid waarin je taken moet afronden.

5 tips voor een goede dagplanning

Doe de belangrijkste taak als eerste

De meest complexe en urgente taak pak je als eerste op. In de ochtend is je brein nog fris en kun je met de meeste focus op de dag deze taak afronden. Deze techniek heet eat that frog, oftewel slik de kikker.

Prioriteiten stellen

Naast de “kikker” zijn er nog andere taken die je in volgorde van prioriteit en/of afhankelijkheid kunt zetten. Op deze manier werk je steeds aan de meest belangrijke taak.

Wees realistisch

Je weet zelf ook wel dat je geen 20 taken die gemiddeld een uur kosten om die in een dag te plannen. Wat bedoel ik hiermee te zeggen is dat je zelf een inschatting kunt maken wat je op een dag kunt bereiken;

Buffertijd

Dat brengt me gelijk op het volgende punt, namelijk dat je gemiddeld een 20% van je dag als buffer in je to-do lijst moet opnemen. Hiermee zorg je dat je altijd je eigen taken kunt afronden en daarnaast nog tijd hebt om een ander te helpen of juist een informeel gesprek met je collega. Op deze manier voorkom je dat je aan het einde van de dag het gevoel hebt alleen maar met ad hoc taken bezig te zijn geweest.

Focusblokken

Plan minimaal één, maar het liefst twee focusblokken in je agenda om zo je eigen taken te kunnen afronden in volledige focus. Op deze manier kan je brein volledig concentreren op de taak die je aan het doen bent. Gebruik hiervoor ook de Pomodoro techniek.

Dagplanning online of fysiek

De keuze tussen een online of fysieke dagplanning hangt af van persoonlijke voorkeuren en je werkgewoontes. In dit onderdeel vergelijken we de voordelen van digitale tools, zoals apps en agenda’s, met de tastbare voordelen van een fysieke planner. Het gaat niet alleen om wat populair is, maar wat het beste aansluit bij jouw behoeften en werkstijl.

Online takenlijst

• Agenda zoals outlook. Hier kun je al je taken in je agenda inplannen en groen markeren als je ze hebt afgerond. Op deze manier ziet je collega ook wanneer je jouw focusblok hebt;
• To Do lijsten. Er zijn verschillende apps te vinden zoals:
  • Microsoft To Do
    • Het grote voordeel is dat het te integreren is in je outlook agenda. Daarnaast kun je deze app ook op je telefoon steeds bewerken wanneer een taak af is gerond;
  • Google Tasks
    • Deze minimalistische app is effectief en ook te integreren in je google agenda. Hierin zie je dat google al zijn producten met elkaar laat integreren;
  • Trello
    • Dit is een intuïtief bord dat voor iedereen gemakkelijk te gebruiken is. Voordeel is dat het bord snel visueel is ingesteld. Het is te groot voor alleen een takenlijst voor jou als persoon. Daarnaast is dit bord ook geschikt als je samenwerkt in een team waarin je transparant ziet wie waar mee bezig is en de taken snel kunt verdelen;
  • Todoist
    • Dit is een complete en populaire app waar je bij aanvullende opties maandelijks gaat betalen zoals een taak herinnering, wat naar mijn weten vrij cruciaal is;

Je kunt je blind staren aan de commerciële apps die op de markt zijn zoals een Asana, List-it of een Omnifocus die je helpen bij je takenlijst. Het gaat erom dat jij er een kiest en deze gaat integreren in je routine.

Belangrijk voorwaarde van de app is dat het kan integreren in je agenda zodat, je een systeem hebt die zowel je agenda-afspraken ziet als je takenlijst. De tooling is wat mij betreft ondergeschikt als de opvolging die je er vervolgens aan geeft. Daarnaast zijn er nog time tracking tools die je productiviteit kunnen meten.

Papieren takenlijst

Het voordeel van een papieren takenlijst is dat je zelf schrijft en de informatieverwerking beter is voor je brein. In mijn trajecten wordt ook altijd met de hand geschreven in plaats van een laptop erbij te nemen om het snel te willen opschrijven.

Daarnaast is dagboekschrijven of journalling geschikt om dagelijks je takenlijst in op te schrijven naast dat je dit dagboek ook kunt inzetten om te reflecteren.

Wanneer stel je een dagplanning op

Je zult ergens een moment moeten pakken om voor de eerste keer te beginnen. Wanneer dit is, maakt voor nu niet uit. Wanneer je jouw tweede dag gaat inplannen dan is het belangrijk om aan het einde van de dag je planning voor de volgende dag op te stellen.

Op deze manier schrijf je de taken voor de volgende dag grotendeels uit je hoofd. Wanneer je dit niet doet, zul je merken dat taken voor de dag erop toch nog bewust of onbewust door je hoofd gaan malen, wat uiteindelijk energie kost.

De volgende ochtend kun je deze takenlijst erbij pakken en met de informatie die er eventueel is bijgekomen de laatste taken of volgorde nog aanpassen. Mocht dit voor de helft anders zijn dan de avond ervoor is de vraag of je wel goed overzicht hebt van je werk.

Elke keer als je deze routine gebruikt zul je merken dat je steeds betrouwbaarder voor jezelf en anderen bent in de afronding van de taken.

Wanneer er onverhoopt iets gebeurd waar je die dag op moet inspelen, dan kun je de 20% vrije ruimte gebruiken en taken opschuiven naar later op de dag. Mochten deze situaties structureel meer zijn dan de richtlijn van 20%, dan kun je elke dag 30% als vrije ruimte inplannen. Reflecteer en leer wat voor jouw situatie het beste is.

Conclusie

Een goede dagplanning kan enorm krachtig zijn voor je als je streeft naar meer overzicht, controle en rust. Door bewust om te gaan met het opstellen van een dagplanning, word je persoonlijke effectiviteit groter en krijg je uiteindelijk meer gedaan in minder tijd. Of je nu kiest voor een online of papieren werkwijze, het belangrijkste is dat je een systeem vindt dat bij jou past en helpt bij het optimaliseren van je dagelijkse routines.

Wat kan Verblinker voor jou betekenen?

Je las een blog op de website van Verblinker. Mijn naam is Michel Vorstenbosch. Ik verzorg coaching en training voor professionals die willen werken aan hun persoonlijke organisatie. Ik help je om meer grip te krijgen op je tijd en energie. Op mijn website vind je een kennisbank bomvol waardevolle informatie.

Verder kan ik je helpen met:

• Gratis ebook: 14 manier om elke dag al je taken af te krijgen
• Gratis ebook: Jouw persoonlijke effectiviteit vergroten
• Gratis test: Ontdek binnen 1 minuut waar jij tijd verliest op een dag
• Master your Time Challenge: Ontdek hoe je jouw tijd domineert

Het uitblinkerstraject: persoonlijke coaching

Liever concreet aan de slag? Kies voor het uitblinkerstraject van Verblinker. Samen gaan we aan de slag met het verbeteren van jouw persoonlijke effectiviteit. We gaan aan de slag met thema’s zoals persoonlijke waarden, kwaliteiten en talenten, jouw energiegevers en energievreters. Wil je dit via je werkgever laten verlopen, geen enkel probleem? Of heb je een werknemer die je dit traject wilt aanbieden? Ook dit kan.