Timemanagement. Wat is dat?

Het meest cruciale element in je leven is je tijd. Je kan maar één keer je tijd besteden. Alles wat je niet vandaag doet op je werk, komt morgen gewoon weer op je to-do lijst. Oftewel, hoe ga je met je tijd om is de vraag en hoeveel tijd verpruts je op een dag. In dit blog gaan we in op de onderdelen die komen kijken bij timemanagement. Nu in Nederlandse woorden, hoe organiseer jij je tijd.

Waarom Timemanagement zo belangrijk is

Hoe wil jij je tijd doorbrengen? Iemand die achter de feiten aanloopt of iemand die de regie zelf in handen heeft? Volgens mij als je dit blog leest, wil jij iemand zijn die de regie heeft over je eigen tijd. Mooi, dat komt goed uit, want je kunt maar een keer gebruik maken van de kostbare tijd die je hebt.

Zeker als je om je heen ziet dat mensen overlijden, dan komt het tijdsaspect nog harder bij je binnen. You only live once (Yolo) zoals nu vaker wordt genoemd wordt in de socials. Besteed je tijd zoals jij dit wilt.

Stel je hebt 6 weken vakantie per jaar, wat betekent dat je 46 weken per jaar aan het werk bent à 40 uur per week (er even van uitgaande dat je fulltime werkt, anders kun je zelf dit rekensommetje ook maken voor parttime). Dit maakt een totaal aantal uur van 1840 uur per jaar dat je aan je werk besteed.

Hoeveel uren, dagen of weken ben jij bereid om te verprutsen op een dag? Oftewel, des te belangrijker is het organiseren van je tijd wat je vanaf nu als urgent kunt bestempelen.

Voordelen Timemanagement

Zoals hierboven aangegeven win je tijd door het effectiever je tijd te gaan organiseren. Dit geeft je meer overzicht, controle, energie en rust wanneer je jouw taken aan het einde van de dag echt afgerond hebt. Tijd die je aan andere dingen kunt besteden zoals privé aan je hobby of sport bijvoorbeeld.

Door in control te zijn over je eigen tijd, zul je meer rust creëren wat vervolgens gaat voorkomen dat je slecht slaapt. Je laat de dingen in je hoofd los omdat je inmiddels weet dat je alles goed geregeld hebt.

17 tips Timemanagement

Doelen stellen

Alles start met een doel. Zonder doel kun je ook niet scoren zoals Johan Cruijff dit zou zeggen. Hoe concreter je een doel formuleert, bijvoorbeeld met de smart methode, hoe concreter je naar je doel toe kunt werken.

Jezelf op nummer 1

Je zou waarschijnlijk niet verwachten dat “jezelf op nummer 1 zetten” een van de eerste tips is die ik bij Timemanagement benoem. Alleen zonder jezelf op 1 te zetten, zul je iedereen tevreden stellen behalve jezelf, en dus ook niks gedaan krijgen op een dag. Ik krijg in mijn trajecten vaker de vraag of ik hen kan helpen met het managen van hun tijd. Als ik dan ga doorvragen kom ik snel achter de oorzaak, namelijk dat ze zichzelf niet eens op 1 zetten.

Voorbereiding

De dag van vandaag begint gisteren, of soms nog eerder. Aan het einde van elke dag start je met de voorbereiding voor morgen. Op deze manier voorkom je dat je slecht slaapt, omdat je de taken in je hoofd laat rondgaan. Je hoofd leegmaken doe je door de taken voor morgen op te schrijven in je to-do lijst. Wellicht is er nog iets wat je moet afstemmen of regelen waar je nu nog kort de tijd voor hebt in plaats van de ochtend zelf erachter moeten komen.

Prioriteiten stellen

Tijd gaat in mijn ogen niet zozeer over tijd, maar over prioriteiten stellen. “Prioritijd” zou je kunnen zeggen. In de prioriteitenmatrix kun je met twee simpele vragen zien of je er überhaupt tijd aan moet besteden, of je deze taken moet delegeren, ze kunt gaan inplannen of ze nu meteen te moeten oppakken. Hoe urgent en belangrijk zijn de taken voor jou is de afweging die je continu maakt.

Het meest belangrijke eerst

In de ochtend ben jij en je brein het meest fris op een dag. Dit betekent dat je als eerste de meest belangrijke taak moet oppakken wil je de meeste effectiviteit uit de dag halen.

Eat the frog, oftewel slik de kikker, is een techniek die aangeeft dat je de kikker, de meest belangrijke taak, als eerste moet doorslikken. Daarna ga je stap voor stap de ander minder urgente taken oppakken en afronden wat voelt als een voldaan gevoel, aangezien de kikker al afgerond is.

Ochtendroutine

Een goede ochtendroutine helpt je direct om in de flow te komen. Je weet welke taken je in de ochtend doet en bent sneller klaar om te gaan starten met de eerste taak. Regelmaat hierin is key.

Goede dagplanning

Een to-do lijst gaat je helpen in een goede dagplanning. Je weet welke taken je vandaag wilt oppakken en hebt daar het overzicht gemaakt door middel van je to-do lijst.

Focusblokken

Plan voor jezelf minimaal één, idealiter twee, moment op een dag dat je jezelf afsluit van je collega’s door middel van een focusblok in je agenda te plannen. Hierbij kun je bij je collega’s aangeven dat je jezelf gaat focussen op een taak waarbij je volledige concentratie nodig hebt. Ga kijken of het lukt om in deze tijd ook apart te zitten van de rest zodat, het geluid en de afleiding tot een minimum is beperkt.

Timeboxing

Zet voor jezelf een timer om je volledig te gaan focussen op je taak. De pomodoro techniek kan je helpen om in blokken van 25 minuten je volledig te laten focussen.

Verwachtingen managen

Zie jij al ergens dat je in de knoei komt met je tijd rondom de taken? Neem het initiatief om de verwachtingen te managen of vraag een collega om hulp voor deze taak mee af te ronden. Op deze manier verminder je de druk waardoor je jezelf beter kunt focussen.

Reflecteren en leren

Aan het einde van de dag kun je terugkijken op de dag in hoeverre je de dag hebt behaald en welke leermomenten hieruit te halen zijn die je morgen kunt toepassen. Reflecteren, dus evalueren hoe de dag is verlopen en leren.

Email management

Een van de meest afleidende onderdelen van je werk is je e-mail. Elke keer als je jouw email bekijkt, ontvangen je hersenen deze informatie. Dit betekent dat je de e-mails die nog geen 2 minuten duren beter direct kunt afronden om te voorkomen dat ze regelmatig in je hoofd gaan lopen malen. De andere e-mails die langer de tijd nodig hebben om op te volgen kun je vervolgens in je focusblok inplannen.

Daarnaast is het advies om te starten met 3 keer een half uur op een dag, een moment in je agenda in te plannen om je mails te lezen. Zo voorkom je dat je telkens uit je focus wordt gehaald op het moment dat er een email binnenkomt.

Notificaties

Zet al je notificaties uit die je niet nodig hebt op die dag. Is het van je e-mail waar een pop-up van op komt of het geluid van je telefoon of een Microsoft Teams bericht. Alleen zijn die gericht om je aandacht te vragen waar je op korte termijn voor wordt beloond met de stof dopamine. Dat voelt op het moment lekker om al die notificaties op te pakken, alleen aan het einde van de dag denk je, wat heb ik nu eigenlijk gedaan vandaag?

Aanraken is afmaken

Stop direct met multitasken en focus je op één taak tegelijk. Onderzoek heeft uitgewezen dat ondanks we denken dat multitasken effectiever is, je beter één taak kunt afronden voordat je met een andere taak gaat beginnen. De tijd om je brein te laten switchen levert meer tijdverlies op dan je tweede taak te laten wachten.

Buffertijd

Creëer elke dag ruimte voor ad hoc taken. De gemiddelde stelregel hiervoor is 20% van je tijd. Uiteraard is dit afhankelijk van de voorspelbaarheid van je bedrijf en functie. Is het meer of minder dan 20%, pas je dit uiteraard aan in je dagplanning. Met deze buffertijd voorkom je het gevoel dat je altijd achter de feiten aanloopt en hou je de planning zo realistisch mogelijk. In de wereld waarin we leven is er altijd voortschrijdend inzicht waar we beter op in kunnen spelen.

Mindset

Als je met collega’s samen taken oppakt of in een project met afhankelijkheden zit, kun je heel efficiënt de verkeerde richting op werken, alleen is in dit geval het juist goed om effectiviteit te gaan vergroten in het belang van het team of project. Een mindset waarbij je als een dolfijn boven water komt en gaat toetsen of je wel de goede richting op gaat in plaats van de duikboot waarbij je de perfecte oplossing wilt bedenken en het risico op teleurstelling groot is. Deze metafoor komt uit de mindset van Agile.

Hulpmiddelen

Maak gebruik van de fysieke en digitale hulpmiddelen die er zijn op de markt. Daarmee voorkom je dat je zelf het wiel opnieuw gaat uitvinden.

Conclusie

Er is veel tijd te verprutsen als je hier niet bewust mee bezig bent. Je laat anderen de regie nemen over jouw tijd, iets wat je volgens mij niet wilt. Kortom, neem de regie terug over je eigen tijd en dus je leven door middel van deze tips toe te gaan passen.  

Wat kan Verblinker voor jou betekenen?

Je las een blog op de website van Verblinker. Mijn naam is Michel Vorstenbosch. Ik verzorg coaching en training voor professionals die willen werken aan hun persoonlijke organisatie. Ik help je om meer grip te krijgen op je tijd en energie. Op mijn website vind je een kennisbank bomvol waardevolle informatie.

Verder kan ik je helpen met:

• Gratis ebook: 14 manier om elke dag al je taken af te krijgen
• Gratis ebook: Jouw persoonlijke effectiviteit vergroten
• Gratis test: Ontdek binnen 1 minuut waar jij tijd verliest op een dag
• Master your Time Challenge: Ontdek hoe je jouw tijd domineert

Het uitblinkerstraject: persoonlijke coaching

Liever concreet aan de slag? Kies voor het uitblinkerstraject van Verblinker. Samen gaan we aan de slag met het verbeteren van jouw persoonlijke effectiviteit. We gaan aan de slag met thema’s zoals persoonlijke waarden, kwaliteiten en talenten, jouw energiegevers en energievreters. Wil je dit via je werkgever laten verlopen, geen enkel probleem? Of heb je een werknemer die je dit traject wilt aanbieden? Ook dit kan.