Ben je vaak het overzicht kwijt op je taken? Heb jij na een lange dag werken veelal het gevoel dat je helemaal niets bereikt hebt? Dit kan ervoor zorgen dat je je machteloos voelt, dat je geen overzicht hebt in je werk en je geen grip hebt op de situatie. Je werkdag wordt bepaald door externe factoren, zoals inkomende telefoontjes, e-mails, de stapel dossiers op je bureau en de dagelijkse onderbrekingen.
Maar hoe kun je er nu voor zorgen dat je weer grip krijgt op je werk? In dit blog geven we je een aantal belangrijke tips.
Tip 1 | Doe een ding tegelijk
Multitasken, het klinkt zo verleidelijk. Het geeft je het gevoel dat je sneller werk kunt verzetten als je met meerdere dingen tegelijk bezig bent, maar niets is minder waar. Wat multitasken voornamelijk doet is je afleiden van de belangrijke zaken.
Aan het einde van de dag zit je dan met meerdere onafgeronde taken, wat je nog meer ongemak geeft. Het is daarom belangrijk om prioriteiten te stellen en één taak helemaal af te werken voordat je aan een nieuwe taak begint. Je focust verhoogt en je krijgt er een voldaan en zeker gevoel van.
Tip 2 | Werk met to-do-lijstjes
Wil je meer overzicht in je werk? Start dan vandaag nog met het werken met to-do-lijstjes. Zet wat het meeste prioriteit heeft bovenaan de lijst. Ben je klaar met een taak? Dan streep je deze af en begin je aan de volgende taak. Op deze manier kun je jouw dagplanning beter onder controle krijgen.
Gratis e-book
14 slimme manier om elke dag
al je taken af te krijgen
(zonder jezelf over de kop te werken)
Tip 3 | Stel prioriteiten
Prioriteiten stellen helpt bij het terugpakken van de grip op je werk. Wat is écht belangrijk en wat kan wachten tot de volgende dag? Als je een drukke en verantwoordelijke baan hebt kan het soms lastig in te schatten zijn wat belangrijk is en wat niet. Wat zijn taken die je echt zelf moet afhandelen? Welke taken kunnen wachten tot later op de dag of tot morgen? En welke taken kun je doorschuiven aan een collega?
Heb je een baan waar veel stress bij komt kijken? Dat is het belangrijk dat je je geen taken op de hals haalt die overbodig zijn. Is het niet belangrijk dat jij het doet? Haal de taak dan van je lijst? Is er geen deadline? Zet de taak dan onderaan de lijst.
Tip 4 | Maak gebruik van digitale tools
Om meer overzicht in je werk te creëren kun je gebruik maken van handige digitale tools, zoals een online agenda, digitale notitieboekjes, to-do-apps en handige alarmsystemen. Deze digitale tools helpen je om doelgerichter te werken, maar je kunt ze ook instellen als reminders.
Tip 5 | Gebruik een agenda
Ben je niet zo van de digitale apps? Dan is een papieren agenda natuurlijk ook prima. Zowel de agenda als het notitieboek zijn al jarenlang een betrouwbare en efficiënte partner. Door gebruik te maken van een agenda kun je in een oogopslag zien of je afspraken hebt en wat je die dag moet doen. Hou je agenda altijd dicht bij de hand, zodat je alles direct op kan schrijven.
Tip 6 | Plan rand taken in
Dagelijks krijgen we te maken met allerlei taken die wel gedaan moeten worden, maar niet echt prioriteit hebben. Denk bijvoorbeeld aan het opruimen van je bureau, de administratie en je e-mailbox opschonen.
Hoewel het geen belangrijke taken zijn, is het wel handig om ze in te plannen, helemaal als je overzicht in je werk wilt bewaren. Al deze tijdrovende en ongemakkelijke klusjes kun je heel gemakkelijk in een tijdblok inplannen. Neem een halve dag per week om al deze werkzaamheden uit te voeren. Zo leidt het je niet af van je andere belangrijke werkzaamheden.
Tip 7 | Neem ook tijd voor ontspanning
Rust is essentieel, helemaal als je een drukke baan hebt. Plan daarom niet alleen taken in je agenda, maar ook rustmomenten. Neem elke dag de tijd om rustig te lunchen, een wandeling te maken, om even naar muziek te luisteren of te sporten.
Het is belangrijk dat je meerdere malen per dag even de tijd neemt om tot jezelf te komen. Je denkt misschien dat je er tijd mee verliest, maar uiteindelijk zul je veel productiever werken als je meer rust in je hoofd hebt. Je bent scherper, je werkt efficiënter en met meer plezier.
Tip 8 | Communiceer met je collega’s
Ervaar je veel stress tijdens je werk? Dan ben je misschien geneigd om je af te sluiten. Het is juist in tijden van stress belangrijk om te praten met vrienden of collega’s. Niet alleen is dit nuttig voor het sociale aspect, het kan ook tot nieuwe inzichten leiden. Een frisse blik op een probleem kan zomaar voor een doorbraak zorgen. Bespreek dus ook problemen en leer van je omgeving.
Tip 9 | Sluit je werkdag af
Als jij vaak het gevoel hebt dat je het overzicht in je werk kwijt bent, dan vind je het vast ook lastig om de werkdag af te sluiten. Je blijft waarschijnlijk nog uren piekeren over het werk dat is blijven liggen of het vervelende telefoontje dat je moest plegen. Probeer dit in alle gevallen te vermijden.
Om met een gerust gevoel je werkdag af te kunnen sluiten, is het belangrijk dat je vastlegt wanneer je werkdag begint en wanneer deze eindigt. Probeer om zo veel mogelijk taken af te ronden voordat je naar huis gaat. Taken die niet afgerond zijn blijven vaak in je hoofd zitten. Laat je werk zo veel mogelijk op kantoor.
Tip 10 | Reflecteer
Neem de tijd om op het einde van de dag even terug te blikken op je werkdag. Loop je to-do-lijstje na; heb je al je taken af kunnen ronden? Als dit niet het geval is, ga je dit nu nog doen of zet je het op je to-do lijst voor morgen? Ben je tevreden over wat je bereikt hebt vandaag? Zo niet, hoe kan je het morgen anders doen? Maak alvast een nieuwe to-do lijst, zodat je de volgende dag met frisse moed kunt beginnen.
Wat kan Verblinker voor jou betekenen?
Je leest een blog op de website van Verblinker. Mijn naam is Michel Vorstenbosch. Ik verzorg coaching en training voor professionals die willen werken aan hun persoonlijke organisatie. Ik help je om meer grip te krijgen op je tijd en energie. Op mijn website vind je een kennisbank bomvol waardevolle informatie.
Verder kan ik je helpen met:
- Gratis ebook: 14 manier om elke dag al je taken af te krijgen
- Gratis ebook: Jouw persoonlijke effectiviteit vergroten
- Gratis test: Ontdek binnen 1 minuut waar jij tijd verliest op een dag
- Master your Time Challenge: Ontdek hoe je jouw tijd domineert
Het uitblinkerstraject: persoonlijke coaching
Liever concreet aan de slag? Kies voor het uitblinkerstraject van Verblinker. Samen gaan we aan de slag met het verbeteren van jouw persoonlijke effectiviteit. We gaan aan de slag met thema’s zoals persoonlijke waarden, kwaliteiten en talenten, jouw energiegevers en energievreters. Wil je dit via je werkgever laten verlopen, geen enkel probleem? Of heb je een werknemer die je dit traject wilt aanbieden? Ook dit kan.